Responda rápido: no dia a dia da sua empresa tudo funciona conforme determinado na teoria? Existe algum mecanismo para se certificar do que foi especificado como padrão e regra realmente na prática?
Se responderem de forma honesta, muitas empresas dirão que não. Realmente pode ser complicado garantir que rotinas e determinações impostas pelos gestores e pelo presidente sejam cumpridas em todas as esferas da operação, mas o descumprimento de algumas diretrizes pode prejudicar seriamente a sua empresa.
Por exemplo, vamos imaginar que a diretoria criou um programa de responsabilidade ambiental com uma série de mudanças que devem atingir todos os departamentos a partir da próxima semana. As orientações são ter cestos específicos para lixo reciclável, desligar luzes e equipamentos quando não estão sendo utilizados, implantar um sistema de reúso de água e diminuir o volume de impressões.
No entanto, quando as orientações são transmitidas para o restante da equipe, não é comunicada, por exemplo, nenhuma alternativa para as impressões em papel. Por isso, os funcionários continuam imprimindo todos os documentos como faziam antes.
Se não houver um acompanhamento e apuração do porquê não há redução do volume de papel e tinta para impressora, essa situação nunca será esclarecida.
Esse tipo de situação em que rotinas, regras ou processo não ficam claros ou não são adotados como uma cultura organizacional por todos os funcionários é bem comum e pode se repetir no departamento financeiro, administrativo, comercial, de RH, logística, de marketing… Mas ele se torna ainda mais perigoso quando se fala do aspecto legal. E a solução para esse último caso é o compliance jurídico.
O que é compliance jurídico
A palavra “compliance” é derivada do verbo em inglês “to comply”, que pode ser sinônimo de cumprir, obedecer, concordar e executar. Ou seja, ter um sistema de compliance nas empresas significa certificar-se de que os parâmetros definidos na teoria serão cumpridos na prática.
Tratando especificamente da área legal, o compliance jurídico é o que assegura que as práticas do dia a dia da empresa estão em conformidade com os estatutos internos da empresa e a legislação que rege suas atividades.
Assim, o compliance jurídico garante a obediência às leis trabalhistas, ao cumprimento dos horários de entrada e saída estabelecidos pela empresa, às regras de higiene e cuidado sanitário que o setor demanda, às práticas comerciais acordadas pelo mercado, às leis que norteiam o Direito do Consumidor e mais uma série de regras internas e externas que a empresa e seus colaboradores devem atender.
Todas essas regras, normalmente, estão descritas em algum lugar, seja na própria legislação ou em um contrato de trabalho, mas, muitas vezes, são negligenciadas pelos funcionários ou pelos gestores, seja por não terem conhecimento delas, por não estarem realmente claras ou até mesmo porque querem declaradamente burlar as normas.
E a importância do compliance jurídico está justamente em garantir que esses parâmetros sejam ajustados de forma a ser transparentes, éticos e de fácil entendimento e cumprimento.
Quando não existe o compliance jurídico, os funcionários e a própria empresa podem estar agindo na ilegalidade, e isso pode levar a sérios problemas judiciais, multas e até ao fechamento da empresa.
Como aplicar o compliance jurídico nas empresas
O primeiro passo é contratar um bom escritório de advocacia que seja especializado em Direito Empresarial, como a Assis e Mendes Advogados.
Isso porque não existe um “manual” de compliance jurídico válido para qualquer empresa, e este é um procedimento que precisa ser totalmente personalizado. Nesse sentido, torna-se fundamental contar com o auxílio de um profissional para estudar a fundo o seu negócio, avaliar os processos que já existem, otimizá-los e garantir o seu cumprimento sempre.
Na prática, o que os advogados vão fazer é analisar todos os direitos e deveres da empresa, dos funcionários, clientes e fornecedores de acordo com a legislação e as definições internas.
Nesse momento pode ser necessário fazer ajustes de contratos, Termos de Uso e de Privacidade e nos estatutos internos. Esse trabalho funciona, também, como uma proteção preventiva, já que identifica riscos e brechas e os corrigem antes que se tornem problemas jurídicos.
Ou seja, por meio do compliance nas empresas é possível, também, fazer a prevenção e a correção antes que elas causem danos, como também garantir o cumprimento das regras estabelecidas. Dessa forma, o compliance jurídico cobre o “antes, durante e o depois” dos processos empresariais.