No ambiente corporativo já se tornou praticamente comum que as empresas monitorem os e-mails de seus colaboradores.

E, conforme a tecnologia avança, outros aparatos, como celulares e redes sociais de funcionários, também têm sido monitorados. Mas será que essa vigilância se caracteriza como um direito legítimo das empresas ou trata-se de invasão de privacidade?

O assunto, realmente, pode ser um pouco polêmico, mas, antes de tomar um dos lados, é preciso entender a natureza do monitoramento de e-mails e outros serviços e dispositivos usados pelos colaboradores e qual a importância disso.

Dificilmente uma empresa supervisiona as ações de seus funcionários sem um motivo para isso. Muitas vezes, nos e-mails, mensagens e telefonemas são tratados assuntos sigilosos e que exigem atenção da marca.

Por exemplo, vamos imaginar que um funcionário esteja passando informações falsas para um cliente com o objetivo de facilitar a assinatura de contrato, o que faria com que o vendedor recebesse uma boa comissão.

Se a empresa em questão monitora a comunicação entre o cliente e o vendedor a tempo e detecta o que está acontecendo, pode evitar que o consumidor seja enganado e se livrar de um duro processo judicial no futuro.

Nesse sentido, o monitoramento torna-se uma ferramenta importante de prevenção e gestão para as empresas.

Monitoramento é invasão de privacidade?

Mas a maior questão que envolve esse assunto não é só o entendimento sobre a necessidade da supervisão, mas encarar esse controle como uma forma de interceptação e invasão de privacidade.

Esse ponto de vista pode até fazer sentido em um primeiro momento, mas é um problema que pode ser facilmente resolvido quando pensamos que a empresa monitora apenas as ferramentas que já são suas. E não é possível interceptar algo que já está sob seu controle.

O e-mail corporativo é uma propriedade da empresa e, bem como um smartphone ou notebook fornecidos pela companhia, são ferramentas de trabalho, e devem ser utilizadas para isso. E se é o trabalho que está sendo acompanhado, e não a vida pessoal do colaborador, não se trata diretamente de invasão de privacidade.

O que o funcionário deve saber, porém, é que, se usa essas ferramentas de trabalho para fins pessoais, o conteúdo também estará sendo monitorado pela empresa, já que o instrumento é dela.

Por exemplo, vamos imaginar que você trabalhe em uma confecção de roupas e use o maquinário da empresa para fazer o corte das peças que serão comercializadas. Tanto os equipamentos quanto os insumos e os produtos finais são da organização, certo?

Se um dia você decide comprar um tecido para cortar uma peça para você, com o maquinário da empresa, é fácil perceber que essa não é uma atitude totalmente correta, afinal, você estará usando uma ferramenta que não é sua para um fim pessoal, o que dá à marca o direito de reprovar sua atitude.

O caso do monitoramento de e-mails e outros softwares e dispositivos é bem parecido. Se você usa seu endereço de trabalho para enviar mensagens pessoais, também está usando uma ferramenta que não é sua para um objetivo pessoal.

Se a marca monitora os e-mails, que são suas ferramentas, todo o conteúdo que for transmitido por meio deles também será controlado, independentemente de ser ou não assunto relacionado ao trabalho.

Com isso, o melhor, se um funcionário não quer que seu empregador tenha acesso a tópicos pessoais, é não usar as ferramentas de trabalho para isso.

Monitoramento transparente: o segredo para um controle efetivo

Depois de uma reflexão, fica claro que, mesmo que o funcionário as use todo dia, ferramentas de trabalho ainda são de propriedade da empresa. Mas muitas pessoas ainda não têm esse conceito totalmente claro.

Pensando nisso, o que você, enquanto empregador, deve fazer para lidar com isso é tratar esse assunto com o máximo de transparência possível.

O ideal é que sua equipe sempre saiba quais dispositivos e softwares são monitorados e por que isso acontece, para que todos sintam que não estão sendo “espionados”, mas sim que têm o trabalho acompanhado por outras pessoas, e apenas isso.

Também é muito importante que sua empresa desenhe políticas de monitoramento e as exponha para os colaboradores, para que eles saibam quais serão os limites dessa supervisão.

Por fim, garanta que o monitoramento será de acordo com a função e as tarefas de cada funcionário e que toda a equipe será monitorada de forma coerente e igualitária.