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12 ações que você deve fazer para estar em compliance com a LGPD até 2020

Direito digital

1A jor­na­da para ade­quar o seu proces­sa­men­to de dados às novas regradas da Lei Ger­al de Pro­teção de Dados (LGPD) pode ser longa. 

A leg­is­lação que entra em vig­or em agos­to de 2020 deman­da uma série de mudanças estru­tu­rais e a cri­ação de novos proces­sos. E como todas elas deman­dam muito tem­po e tra­bal­ho, o ide­al é começar o quan­to antes! 

A seguir, ver­e­mos algu­mas ações que sua empre­sa pre­cisa faz­er des­de já para aten­der ao pra­zo de imple­men­tação da LGPD!

Mapear ações

O primeiro pas­so para a ade­quação a LGPD é mapear todas as oper­ações inter­nas que estão rela­cionadas com a cap­tação e o trata­men­to de dados. Nor­mal­mente, essas ativi­dades estão lig­adas aos setores de mar­ket­ing, com­er­cial e TI, mas é inter­es­sante anal­is­ar todas as áreas para que nen­hu­ma ação passe despercebida. 

Levantar dados

Toda ação de cap­tação e trata­men­to está manip­u­lan­do dados pes­soais e eles tam­bém pre­cisam ser anal­isa­dos. Para facil­i­tar a orga­ni­za­ção, você pode ordenar os dados em class­es de acor­do com sua importân­cia e departamento. 

Adequar ferramentas

O próx­i­mo pas­so é anal­is­ar se as fer­ra­men­tas de trata­men­to de dados que você dis­põe aten­dem às ori­en­tações da LGPD. Muitas platafor­mas já se ade­quaram ao GDPR, mas é impor­tante con­fir­mar se elas tam­bém estão de acor­do com a lei brasileira e faz­er ajustes caso necessário. 

Revisar materiais

Reserve um momen­to para rev­er os prin­ci­pais mate­ri­ais lig­a­dos à pro­teção de dados e à segu­rança digital. 

Ter­mos de Uso, Políti­cas de Pri­vaci­dade e até mes­mo os con­tratos devem ser revisa­dos para garan­tir que os seus con­teú­dos este­jam de acor­do com a LGPD. Em alguns casos tam­bém pode ser necessário incluir uma cláusu­la espe­cial sobre como a sua com­pan­hia uti­liza os dados. 

Não se esqueça que o ide­al é con­tar com apoio jurídi­co sem­pre que pre­cis­ar cri­ar ou alter­ar mate­ri­ais de efeito legal, como os contratos. 

Corrigir contratos

Aproveite tam­bém para ajus­tar os con­tratos de prestação de serviços – inter­nos e exter­nos – de empre­sas e profis­sion­ais que ten­ham aces­so ou tratem dados pes­soais em seu nome. 

Analisar segurança

Um dos obje­tivos de cri­ar políti­cas de pro­teção de dados é man­ter as infor­mações dos cidadãos mais seguras. Pen­san­do nis­so, tam­bém é fun­da­men­tal que sua empre­sa analise os mecan­is­mos de segu­rança e atualize-os. 

Todas as téc­ni­cas e pro­ced­i­men­tos de segu­rança devem ser doc­u­men­ta­dos e infor­ma­dos ao con­sum­i­dor, se necessário. 

Planejar providências

Ago­ra que você já con­hece bem o cenário atu­al e onde pre­cisa chegar antes de agos­to de 2020, é hora de começar a plane­jar ações para ajus­tar os pro­ced­i­men­tos anti­gos à nova lei.

Liste tudo que pre­cis­ará ser muda­do, detal­he como será a tran­sição para os novos proces­sos e qual será o tem­po e inves­ti­men­to necessário para chegar lá. 

Criar guias e relatório

Tam­bém se pre­ocupe em cri­ar man­u­ais, guias e out­ros mate­ri­ais para descr­ev­er a importân­cia de seguir a leg­is­lação e as boas práti­cas que devem ser seguidas. É essen­cial que ess­es mate­ri­ais este­jam disponíveis para even­tu­ais consultas. 

Como deve haver uma forte fis­cal­iza­ção do cumpri­men­to da lei, vale a pena, ain­da, cri­ar um relatório de impacto à pro­teção de dados. Tra­ta-se de um doc­u­men­to que rela­ta detal­hada­mente as ações tomadas pela sua empre­sa para estar em con­formi­dade com a LGPD. Além de servir como pro­teção jurídi­ca, relatórios como esse podem ser solic­i­ta­dos a qual­quer momen­to pela Autori­dade Nacional de Pro­teção de Dados (ANPD).

Reestruturar equipes

A nova lei de pro­teção de dados vai cri­ar várias tare­fas que antes não exis­ti­am e alguns pro­ced­i­men­tos dev­erão ser alterados. 

Por isso, é impor­tante plane­jar uma reestru­tu­ração da equipe e faz­er even­tu­ais con­tratações para que, quan­do a LGPD entrar em vig­or, todos já este­jam 100% acos­tu­ma­dos com a nova roti­na de tra­bal­ho e as boas práti­cas do trata­men­to de dados. 

Fazer treinamentos

Não espere que os seus colab­o­radores se ajustem de um dia para o out­ro aos novos pro­ced­i­men­tos, nomen­clat­uras e ativi­dades. Pro­mo­va treina­men­tos per­iódi­cos e reci­cla­gens para garan­tir que as infor­mações foram bem fix­adas e estão sendo empre­gadas no dia a dia. 

Eliminar dados desnecessários

A análise e cat­e­go­riza­ção dos dados pode ter rev­e­la­do que sua empre­sa tem infor­mações que não são mais necessárias. Cópias dupli­cadas, dados inváli­dos ou muito anti­gos, por exem­p­lo, podem e devem ser eliminados. 

Além de abrir espaço para novas infor­mações, essa práti­ca per­mite que você foque seus esforços em dados que real­mente valem a pena.

Nomear um DPO

Por fim, não se esqueça de nomear um DPO (ou encar­rega­do) para faz­er a gestão. As atribuições do DPO incluem mon­i­torar e ori­en­tar as ativi­dades e os profis­sion­ais lig­a­dos à pro­teção de dados e medi­ar a comu­ni­cação com a ANPD e os titulares. 

Se você pre­cis­ar de aju­da nes­sas e em out­ras ativi­dades rela­cionadas à LGPD, entre em con­ta­to com o Assis e Mendes Advo­ga­dos. Os advo­ga­dos espe­cial­iza­dos em pro­teção de dados podem te aju­dar a traçar um plano efi­ciente para faz­er as alter­ações den­tro do pra­zo e sem pre­juí­zos para o seu negócio! 

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